就活管理のコツ・やり方｜選考スケジュール・企業研究・ESを一括管理する方法

就活管理は、頑張るほど難しくなります。企業数が増える、締切が増える、面接が増える、提出物が増える…
情報が散らかった瞬間に、抜け漏れと準備不足が起きます。

結論から言うと、就活管理は「管理する項目を決める」「見る場所を一つにする」「更新のタイミングを固定する」だけでうまくいきます。
この記事では、就活管理の具体的なやり方、テンプレ、続ける運用ルール、無料で使える学生転職の就活管理機能の使い方までをまとめます。

この記事でできるようになること

就活スケジュール管理で締切漏れを減らす
選考管理で今どこにいるかを一目にする
企業研究と面接メモを散らさず、判断を速くする
ES管理の版ミスや提出先ミスを防ぐ
Notionやスプレッドシート運用の限界を避ける
無料で一括管理できる仕組みに移行する

就活管理とは何か？

就活管理は「情報を集める」ではなく、「次の行動と意思決定を迷わない状態にする」ことです。

就活管理が整うと、こう変わります

面接前日に焦らない（直近の予定と準備が見える）
志望度の判断がブレない（企業ごとのメモが残る）
ESの差し替えミスが減る（提出先と版が揃う）
受けるべき企業が整理される（選考状況と優先順位が見える）

逆に、就活管理が崩れると起きることはいつも同じです。

就活管理で失敗が起きる典型パターン3つ

1) 締切漏れ・日程ミスが増える

ES締切、適性検査、面接日程、説明会、提出物。就活は「時間に追われるイベント」が急増します。
予定がカレンダーに入っていても、準備タスクが紐づいていないと前日に詰みます。

よくあるミス

締切当日に気づく
URLが見つからない
面接の準備が不足して自信をなくす

2) 企業情報迷子になる

企業研究をしても、保存場所がバラバラだと面接前に再検索になります。
結果として志望理由が薄くなり、逆質問も浅くなります。

よくあるミス

企業Aの面接で企業Bのメモを見てしまう
何が刺さって応募したか忘れる
志望度が感覚だけになる

3) ESと提出物が混ざる

設問が似ているほど混ざります。特に「志望理由」「ガクチカ」「自己PR」はミス率が高い。
提出先と版が残っていないと混在が起きます。

よくあるミス

企業ごとの言い回しがズレる
提出済みの内容が分からなくなる
直前に差し替えて別の企業用を出す

これらを潰すには、就活管理の設計をシンプルにします。

就活管理は5つの管理軸で回る（これだけで十分）

就活管理で管理すべきものは、実は5つだけです。

企業情報
選考状況（選考管理）
スケジュール（就活スケジュール管理）
ESと提出物（ES管理）
メモ（企業研究・面接メモ）

ここからは、それぞれ「何を」「どの粒度で」「どう書くか」を具体化します。
ここが薄いと結局続かないので、実務で使えるレベルまで落とします。

1) 企業情報：調べた事実より、判断が進む情報を残す

企業情報は、情報量を増やすほど勝てるわけではありません。重要なのは「面接で確認するべき論点」と「自分の判断」を残すことです。

最低限これだけ（最小セット）

企業名
業界・職種（志望職種）
志望度（高/中/低でOK）
出会い方（スカウト、説明会、紹介など）
URL（公式/採用/募集ページ）
メモ1行（確認したいことを書く）

メモ1行の例（強い）

若手裁量は大きそう。評価基準と裁量の実態を面接で確認したい
事業は魅力だが勤務地が不安。転勤と配属の柔軟性を聞きたい
プロダクトが好き。競合との差別化をどう考えているか聞きたい

メモ1行の例（弱い）

なんとなく良さそう
雰囲気がいい

ポイント

企業研究は「調べる」ではなく「面接で聞くため」に書く
志望度は変えていい。変えた理由だけ残すと比較が強くなる

2) 選考状況：今どこか、次に何をするかを固定する

選考管理で最も重要なのは「今どこにいるか」と「次の一手」です。ここが曖昧だと、準備が遅れます。

おすすめのステータス（迷わない型）

応募前
書類提出済み
適性検査待ち/提出待ち
一次面接
二次面接
最終面接
内定
辞退

各企業で必ず持つ項目

現在のステータス
次の予定（あれば）
次にやること（必ず1つ）

次にやることの例

逆質問を3つ作る
志望理由の冒頭だけ作る
面接で確認したいことを3つ書く
ESの差分を1行メモする

ポイント

次にやることが空欄の企業は、実質止まっている
企業数が多くても、各社に次の一手が1つあれば回る

3) 就活スケジュール管理：予定と準備をセットで持つ

就活スケジュール管理は、予定を入れること自体より「準備が紐づくこと」が重要です。予定が増えるほど、準備ToDoがない面接がミスります。

予定に入れる項目（これで十分）

種別（面接/説明会/ES締切/適性検査など）
日時または締切
場所またはURL
準備ToDo（最低1つ）

準備ToDoの例（軽くて効く）

逆質問を3つ作る
ガクチカの数字を言えるようにする
志望理由を30秒で言えるようにする
企業研究メモを1行更新する

ポイント

直近7日が一目で見える状態が最優先
締切は「提出フォームURL」まで紐づけると漏れが激減する

4) ES管理：提出先と版を揃えればミスはほぼ消える

ES管理で守るべき最重要ルールは2つです。

提出先を必ず残す
版（バージョン）を必ず残す

これだけで混在ミスは大幅に減ります。

ES管理に必要な項目

企業名
選考名
設問名（志望理由/ガクチカなど）
文字数
版（v1, v2, v3）
提出日
差分メモ（この企業向けに何を変えたか1行）
URLまたはファイルの所在

差分メモの例

事業理解を具体化、プロダクト名を追加
ガクチカの成果を数値で補強
志望理由の冒頭を「なぜ今この業界か」に変更

ファイル名のおすすめルール

企業名_設問_日付_v番号
例：A社_志望理由_0201_v3

5) メモ：企業研究と面接メモは短く固定が最強

長文は続きません。就活メモは短く固定して、改善が積み上がる状態を作るのが勝ちです。

面接後メモ（3行テンプレ）

聞かれたこと（2〜3個）
詰まった点（1つ）
次回の改善（1つ）

企業研究メモ（面接前に効く）

確認したいこと（3つ）
逆質問（1つ）

これだけで面接の質は上がります。面接が増えるほど、短い改善ログが武器になります。

Notionやスプレッドシート管理が限界になる理由・続かない根本

就活管理でNotionやスプレッドシートが詰まりやすい原因は「設計の問題」というより、就活そのものの特性にあります。

限界が出やすいポイント

更新頻度が高い（毎日〜毎週）
情報タイプがバラバラ（表、文章、URL、ファイル、予定）
企業数が増えるほどリンクが散る
管理はできても行動（応募、スカウト対応）に繋がりづらい

スプレッドシートは一覧に強い一方、企業研究や面接メモが分断しやすい。
Notionは文章に強い一方、予定と締切が見えない運用だと漏れが出る。
ここが「続かない」最大の理由です。

対策は2つだけです

入力項目を最小化する
企業を軸に情報がまとまる場所に寄せる

この条件を満たすのが、就活管理の専用機能です。

コピペで使える就活管理テンプレ

面接後メモ（3行）

聞かれたこと：
詰まった点：
次回の改善：

就活管理が続く運用ルール（毎日3分、週1回15分）

就活管理は、作り込みより運用です。続く人は「更新のタイミング」を固定しています。

毎日3分（直近7日を見る）

直近7日の予定を確認
各予定に準備ToDoを1つ入れる
企業ごとの次にやることを空欄にしない

面接直後3分（その場で終わらせる）

面接後メモ3行
ステータス更新
次アクションを1つ置く

週1回15分（棚卸し）

予定の抜けを埋める
ES提出済みは提出日と版だけ揃える
志望度が変わった企業は理由を1行残す

この運用にすると、就活スケジュール管理と選考管理が崩れにくくなります。

就活管理ツールの選び方（比較軸は4つで十分）

就活管理アプリやツールを選ぶなら、機能の多さより「続く設計か」で決めるのが早いです。

比較軸1：企業を軸に情報がまとまるか
企業研究、予定、ES、面接メモが企業ごとに集まるか。

比較軸2：直近の予定が見えるか
今週、直近7日で締切と面接が一目か。

比較軸3：入力が軽いか
最小入力で回り、更新が面倒にならないか。

比較軸4：行動まで繋がるか
管理だけで終わらず、応募やスカウト対応に繋がるか。

ここまで揃うと、就活管理は「やらなきゃ」ではなく「勝手に回る」に近づきます。

学生転職の就活管理機能でできること

学生転職では、就活管理機能を全て無料で使えます。

就活管理としてできること

選考スケジュール管理（締切と面接日程をまとめて管理）
企業研究の管理（企業を登録すると、保有している企業情報がある範囲で自動補完。自分仕様でメモを育てられる）
ES管理（提出先、版、差分が整理しやすい）
就活メモ（面接メモや振り返りが企業ごとに残る）

就活管理だけで終わらない強み

自己分析、適職診断
実際の応募
ヘッドハンティング（スカウト）

つまり、就活管理で「整える」だけでなく、「判断して動く」までを一つのサービス内で繋げられます。
管理が行動に繋がらず止まる問題を避けやすい設計です。

3分で始めるセットアップ（最短で回る状態へ）

やることは4つだけです。最初から全部移行しないのがコツです。

無料で会員登録
企業を3社だけ登録

志望度（高/中/低）
ステータス（応募前でもOK）
メモ1行（確認したいことを書く）

直近7日の予定を入れる

締切と面接だけでOK
準備ToDoを1つ添える

各企業に次アクションを1つ置く

応募する
説明会に出る
逆質問を作る
ESを仕上げる

これで就活管理の骨格は完成です。あとは運用ルールで回すだけです。

よくある質問（検索で拾われやすいところを厚めに）

就活管理はいつから始めるべき？

今が最適です。途中からでも、直近7日の予定と次アクションだけ入れれば立て直せます。過去分を全部移す必要はありません。

何社くらい管理すべき？

目安は15〜30社です。ただし「直近の予定が見切れる範囲」を優先してください。企業数より、各社の次アクションが1つあるかが重要です。

企業研究は何を書けばいい？

調べた情報より、面接で確認したい論点を3つ書くのが効きます。逆質問も1つ作ると、面接の質が上がります。

ES管理で一番大事なのは？

提出先と版です。差分メモを1行残すだけで混在が激減します。

面接メモが続かない

3行に固定してください。長文は不要です。改善が1つ積み上がれば勝ちです。

就活管理アプリは無料でも十分？

無料でも、企業・予定・ES・メモが一箇所にまとまる設計なら十分です。学生転職の就活管理機能は全て無料で利用できます。

まとめ：今日やることは3つだけ

就活管理は、情報を増やすほど強いのではなく、抜け漏れを減らすほど強いです。今日やることはこれだけでOKです。

無料で会員登録
企業を3社登録（志望度、ステータス、メモ1行）
直近7日の予定を入れて、準備ToDoを1つ添える

ここまでできれば、就活スケジュール管理と選考管理が回り始めます。次に伸ばすなら、企業研究の「確認したいこと3つ」と、面接後メモ3行を積み上げていくのが最短です。