面接日程の案内メールが届くと、「いつまでに返せばいい？」「件名のRe:は残す？」「元のメール本文は消す？」と、細かな点で手が止まりがちです。
まず確認するのは、企業からの指示です。返信期限が書かれていればその期限を優先し、期限がなければ、予定を確認でき次第なるべく早く返します。すぐに候補日を決められない場合は、「〇月〇日までに回答します」と先に伝えておけば、連絡を止めずに済みます。
返信文で大切なのは、丁寧な表現を重ねることではありません。参加できるか、どの日程を希望するかが、一読で分かることです。候補日から1日を選ぶのか、自分から候補日を出すのか、参加可否だけを答えるのかによって、書く内容は変わります。
この記事では、面接日程メールの基本的な書き方に加え、候補日を選ぶ場合、自分から日程を提示する場合、日程変更や辞退を伝える場合の例文を紹介します。複数社の面接が重なったときの考え方や、返信後に予定を整理する方法まで解説します。
返信がいるかどうかの見分け方
届いたメールは、まず本文の最後まで目を通します。返信が要るかどうかは、そこに書かれた指示と、自分の回答が必要かどうかで決まります。
判断に迷いやすい7つのパターンを、返信の要否と次にすることで並べました。
| 届いたメール | 返信 | 次にすること |
|---|---|---|
| 候補日を選ぶよう求められている | 必要 | 参加できる日時を伝える |
| 自分から候補日を出すよう求められている | 必要 | 参加可能な日時を複数伝える |
| 参加可否を聞かれている | 必要 | 参加するか、辞退するかを明確に伝える |
| 日程確定後に返信を求められている | 必要 | 確認した日時を返信する |
| 返信不要と書かれている | 不要 | 予定と持ち物を記録する |
| マイページで回答するよう指定されている | メールでは不要 | 指定された画面で回答する |
| 自動送信・no-replyから届いた | メール本文を確認 | 本文やマイページに書かれた窓口を使う |
日程が確定した通知に、返信の要否が書かれていないこともあります。参加可否がすでに決まっていて、企業から回答を求められていなければ、必ず返信しなければならないわけではありません。
迷ったときは、受け取ったことを短く返しておけば差し支えありません。いずれの場合も、企業のメール本文に書かれた指示が最優先です。
返信の前にたしかめる5つのこと
返信を書く前に、次の5つをたしかめておきます。ここを外すと、文面が丁寧でも用件が成り立ちません。
「ご返信ください」「お知らせください」といった一文を探し、企業が求めている回答を確かめます。日程だけを返して、あわせて聞かれた質問への回答が抜けることがよくあります。
「〇月〇日までに」「今週中に」といった記載を探し、日付と時刻を控えます。期限が書かれているのに気づかないまま、後回しにしてしまうことがあります。
候補日の一覧と開始時刻を、案内されたとおりに書き写します。「10:00〜12:00」は面接の長さではなく、開始できる時間帯を指している場合があります。
実施形式と、当日の案内が別送されるかどうかを確かめます。前回がオンラインだったから今回も同じ、とは限りません。
住所、最寄り駅、会議URL、持ち物や提出物の記載を見て、まだ届いていない情報を分けて控えます。URLが後日送付される場合は、いつ届くのかもあわせて見ておきます。
日付と曜日が食い違っている場合は、どちらかを自分で選ばず、企業へ確認します。「日付と曜日のどちらで承ればよろしいでしょうか」と1文で尋ねれば足ります。
いつまでに返信するか
企業が回答期限を示している場合は、その期限を優先します。期限が書かれていなければ、手元の予定を見てから返すのがおすすめです。すぐに候補日を決められないときは、いつまでに回答するかだけ先に伝えておけば、待たせたことにはなりません。
面接日程メールの組み立て方
返信メールは、次の6つに分けて考えると、必要な情報を抜けなく書けます。
基本テンプレート
使う場面｜面接日程が1つ提示され、参加可否の返信を求められているとき
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた〇月〇日（〇）10:00より、面接に参加いたします。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント会社名と日時を、ご自身の状況に置き換えて使えます。
※ この記事の例文は、すべてGAKUTEN編集部が作成した架空の文面です。
あいまいな言い方を、日時が伝わる言い方に変える
読み違えが起きるのは、たいてい可否と日時の書き方です。左が避けたい書き方、右が言い換えたものです。
| あいまいな言い方 | 伝わる言い方 |
|---|---|
| 大丈夫です | 参加可能です |
| 行けます | 参加いたします |
| いつでもいいです | 以下の日程で調整可能です |
| そちらで問題ありません | 〇月〇日（〇）14:00で承知いたしました |
| 了解しました | 承知いたしました |
言い換える目的は、選考で評価を上げることではありません。参加できるか、どの日程を希望するかが、一読で伝わればそれで足ります。
件名や署名など、メール全般の作法は就活メールの正しい書き方でまとめています。
ここまでが、どの場面でも共通する組み立て方です。ここからは、状況ごとにそのまま使える文面を並べます。
示された候補日から選ぶ返信例文
企業から候補日が示されているときは、その中から参加できる日を選んで返します。選ばなかった日程の理由は、求められていなければ書かなくてかまいません。
候補日のうち1日を選ぶ使う場面｜複数の候補日が示され、そのうち1日を選ぶとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた日程のうち、下記を希望いたします。 〇月〇日（〇）14:00 お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント希望日は本文から1行離して置くと、担当者が日付だけを拾えます。
複数の日程で参加できる使う場面｜「都合のよい日程をすべてお知らせください」と求められたとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた日程のうち、下記いずれも参加可能です。 〇月〇日（〇）10:00 〇月〇日（〇）14:00 〇月〇日（〇）16:00 ご都合のよい日程をご指定いただけますと幸いです。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント書き出した日時に他社の選考や授業が入っていないか、予定表で確かめてから送ります。1日を選ぶよう指定されている場合は、前の例文が向いています。
日時を1つ指定された場合は、上の基本テンプレートを使います。
自分から候補日を出す返信例文
自分から候補日を出すときは、面接そのものの長さなのか、開始できる時間帯なのかがわかるように書きます。
候補日は3つ程度を目安にすると調整が進みやすくなります。これはGAKUTEN編集部の実務上の目安で、決められた件数があるわけではありません。出せる日が少ないときは、その事情を1文添えておけば伝わります。
候補日を複数提示する使う場面｜「ご都合のよい日程をいくつかお知らせください」と求められたとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご相談
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接のご案内をいただき、ありがとうございます。 下記の日程で調整が可能です。 第1候補：〇月〇日（〇）10:00〜12:00の間に開始可能 第2候補：〇月〇日（〇）14:00以降に開始可能 第3候補：〇月〇日（〇）終日、開始時刻を調整可能 ご都合のよい日程をご指定いただけますと幸いです。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント「10:00〜12:00」が開始できる時間帯だと読み取れるか、送る前に見直します。
候補日が1日しか出せない使う場面｜授業や他社の選考が重なり、出せる候補日が1日だけのとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご相談
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接のご案内をいただき、ありがとうございます。 現在調整が可能なのは、下記の日程です。 〇月〇日（〇）13:00以降に開始可能 〇月〇日以降であれば、あらためて候補日をお出しすることも可能です。 ご検討いただけますと幸いです。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント候補日を1日しか出せない場合は、その日程を伝えます。別の期間であれば候補を増やせる場合は、その時期も添えると、再調整へ進みやすくなります。
回答日をいったん伝える使う場面｜他の予定が未確定で、その場では候補日を出せないとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご相談
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接のご案内をいただき、ありがとうございます。 現在、他の予定を確認しております。 〇月〇日までに、あらためて候補日をご連絡いたします。 お待たせしてしまい恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント書いた回答予定日は、その場で予定表にも登録しておくと忘れずに済みます。
日程変更・返信遅れ・辞退の返信例文
日程が合わないときも、返信が遅れたときも、書く順番は変わりません。結論を先に置き、次にどうしたいかを続けます。
理由はくわしく説明しなくてかまいません。「大学の授業と重なっている」「やむを得ない事情が生じた」「体調不良」「一身上の都合」くらいで足ります。架空の病気や予定を作る必要はありません。
候補日がすべて難しい使う場面｜示された候補日がいずれも授業や他社の選考と重なっているとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程はいずれも授業と重なっており、参加が難しい状況です。 代わりに、下記の日程であれば調整が可能です。 第1候補：〇月〇日（〇）10:00〜12:00の間に開始可能 第2候補：〇月〇日（〇）終日、開始時刻を調整可能 ご調整いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント参加できる候補日を添えると、そのまま再調整に進みます。候補日をすぐ出せないときは、いつまでに回答できるかを伝えます。
確定した日程の変更を依頼する使う場面｜大学の試験日程が変更となり、確定済みの面接日時と重なったとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 〇月〇日（〇）14:00にご調整いただいた面接につきまして、日程変更のお願いがございます。 大学の試験日程の変更により、当初ご調整いただいた日時での参加が難しくなりました。一度ご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。 お手数をおかけしますが、下記の日程でご検討いただけますでしょうか。 第1候補：〇月〇日（〇）10:00以降に開始可能 第2候補：〇月〇日（〇）終日、開始時刻を調整可能 よろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント変更前の日時を本文に書くと、どの面接の話か伝わります。気づいた時点で早めに送るのが安心です。
返信が遅れてしまった場合
気づいた時点で、短くお詫びしてから回答します。遅れた理由を長く書く必要はありません。候補日がすでに過ぎている場合は、その日程を希望日として書かず、再調整をお願いします。
返信が遅れたときに送る使う場面｜候補日の連絡に気づかず、数日たってから返信するとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた日程のうち、下記を希望いたします。 〇月〇日（〇）14:00 よろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント候補日がまだ過ぎていない場合の文面です。過ぎている場合は、下の差し替え文に入れ替えます。
候補日がすでに過ぎている場合の差し替え文
ご提示いただいた日程を過ぎてからのご連絡となり、申し訳ございません。 可能でしたら、あらためて面接日程をご調整いただけますでしょうか。 下記の日程であれば参加可能です。 ・〇月〇日（〇）終日、開始時刻を調整可能 ・〇月〇日（〇）13:00以降に開始可能
面接を辞退する使う場面｜選考を続けないことを決め、予定されている面接を取りやめるとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 〇月〇日（〇）14:00にご調整いただいた面接につきまして、一身上の都合により、辞退させていただきたくご連絡いたしました。 ご多用のところ日程をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。 このたびはお時間をいただき、ありがとうございました。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント理由は「一身上の都合」とだけ書けば十分です。他社名や内定先は伏せて問題ありません。
前日や当日に参加できなくなった場合
連絡の手順は、案内されている連絡先によって変わります。
- 企業から緊急連絡先や電話番号が案内されている場合は、電話を先に使います
- 電話で伝えたあと、同じ内容をメールでも送り、記録を残します
- 電話番号が案内されていない場合は、メールを送り、採用マイページの問い合わせ窓口も見ておきます
- 代表電話へ何度もかけ直す必要はありません
当日に参加できなくなった使う場面｜面接当日に参加できなくなり、電話で連絡したあと記録として送るとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 本日〇時にお約束しておりました面接につきまして、体調不良のため参加が難しく、先ほどお電話でご連絡いたしました。 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。 あらためて機会をいただけます場合は、下記の日程で調整が可能です。 第1候補：〇月〇日（〇）終日、開始時刻を調整可能 第2候補：〇月〇日（〇）13:00以降に開始可能 ご検討いただけますと幸いです。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント電話で伝えた内容と、メールに書いた内容が食い違わないようにします。
送信後に間違いを見つけた場合
意味が変わらない誤字であれば、送り直さずに、次の返信から気をつければ十分です。一方、日時、企業名、担当者名を間違えたときは、すぐに訂正メールを送ります。相手が誤った日程のまま調整を進めてしまうためです。
日時の間違いを訂正する使う場面｜希望日として送った日時が、実際に参加できる日と違っていたとき例文
件名：Re: 〇〇職 面接日程のご連絡
株式会社〇〇 採用ご担当者様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。 先ほどお送りしたメールに誤りがございましたので、訂正させていただきます。 誤：〇月〇日（〇）14:00 正：〇月〇日（〇）16:00 確認が不十分で、お手数をおかけして申し訳ございません。 正しくは上記の日程を希望いたします。よろしくお願いいたします。 ―――――――― 〇〇大学〇〇学部 〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.ac.jp ――――――――
ポイント「誤」と「正」を並べると、どこを直したのかが一目で伝わります。
送信前チェックリスト
- 企業名を正式名称で書いた
- 担当者名を見た（分からなければ「採用ご担当者様」）
- 日程以外に聞かれた質問にも答えた
- 日付と曜日をカレンダーで突き合わせた
- 開始時刻が面接の長さか開始できる時間帯かを書き分けた
- 対面かオンラインかを見分けた
- 会場またはURLを控えた
- 求められた書類を添付し、別のファイルが混ざっていない
- 氏名と連絡先を入れた
- 別の企業名や日程が残っていない
テンプレートをコピーしたあとは、企業名、担当者名、日付、時刻の差し替え漏れがないかを見てから送ります。
ここまでは、1社ずつ返信する場面の話です。次は、同じ週に何社もの日程が並んだときの決め方を見ます。
複数社の日程が重なったときの決め方
同じ週に何社もの面接が並ぶと、どれから返すかで手が止まります。動かすかどうかを決める前に、次の3つを見ます。
動かす場合は、分かった時点で早めに連絡します。直前になるほど、企業側で調整できる余地は狭くなります。
理由は、事実に反しない範囲で簡潔に伝えます。「別の予定と重なっているため」「都合により」で十分です。他社名や、いまどの段階まで進んでいるかまで説明する必要はありません。
変更を頼む文面は、前の章の「確定した日程の変更を依頼する」がそのまま使えます。
※ GAKUTEN編集部では、企業名から選ぶのではなく、数年後にやっていたい仕事から逆算して受ける順番を決めることをおすすめしています。順番が決まっていれば、日程が重なったときに迷う時間が短くなります。
順番を決めても、企業が増えるほど、どこがどの段階かは覚えていられなくなります。決めた順番を保つために要るのが、返信したあとの記録です。
返信した面接予定を、メールから整理する
学生転職では、Gmailをつなぐことで、届いた就活メールから面接予定や締切を整理できます。企業ごとの選考状況と、次にすることを同じ画面で見られます。
返信したあとの予定の残し方
返信が終わったら、面接の日時や提出物を予定として書き出しておきます。
管理が崩れるのは、受ける企業が増えたときよりも、連絡の届く場所が分かれたときです。日程はメール、提出物はマイページ、当日の変更は電話。3か所に散ると、どれが最新かが分からなくなります。残すのは次の10項目です。
| 企業名 | 株式会社〇〇 |
|---|---|
| 応募職種 | 総合職 |
| 面接日時 | 〇月〇日（〇）14:00〜15:00 |
| 対面かオンラインか | オンライン |
| 会場またはURL | 前日までに別送との案内あり。未着なら前日に確認する |
| 面接官について案内された情報 | 人事部の方2名 |
| 持ち物 | 学生証 |
| 提出物 | 〇月〇日（〇）17:00までに履歴書をアップロード |
| 緊急連絡先 | 採用担当直通の電話番号（案内メールに記載） |
| 次の締切 | 〇月〇日（〇）17:00まで 提出物の期限 |
※ この記入例は、GAKUTEN編集部が作成した架空のものです。
大事なのは、どの企業がどの段階かを1か所で見られることです。
日程が決まったら、面接そのものの準備に移ります。質問と答え方の組み立ては新卒の面接で聞かれること30選、面接のあとに送るお礼メールは面接のお礼メール例文10選で解説しています。
面接日程メールの返信によくある質問
面接日程のメールには何時間以内に返信すべきですか
全国共通の時間ルールはありません。企業が期限を示している場合は、その期限を優先します。期限がなければ、手元の予定を見てから返すのがおすすめです。すぐに候補日を決められないときは、いつまでに回答するかを先に伝えておくと安心です。
夜や土日に返信してもよいですか
夜間や土日の送信が一律に禁止されているわけではありません。気づいた時点で返信してかまいません。急ぎでなければ、予約送信を使う方法もあります。企業から期限が示されている場合は、その期限を優先します。
返信メールの件名からRe:を消すべきですか
通常はRe:を残し、受信した件名のまま返信すると、やり取りの流れを追いやすくなります。企業から件名を指定されている場合は、その指示に従います。
企業から届いた元のメール本文は消しますか
通常の返信機能を使い、これまでのやり取りを残しておくと、日時や経緯を確認しやすくなります。引用部分に、共有する必要のない個人情報や、今回の返信と関係のない内容が含まれていないかは見ておきます。
CCに入っている人全員へ返信すべきですか
元のメールでCCに入っている担当者も日程調整に関わっている場合は、全員へ返信すると内容を共有しやすくなります。企業からの指示や、それまでのメールの送り方が優先です。共有する必要のない内容が混ざっていないかも、送る前に見ておきます。
「返信不要」と書かれている場合も返信しますか
原則として返信しません。マイページでの操作や書類提出など、別の対応が求められていないかはメール本文で見ておきます。
返信が遅れてしまったら選考に落ちますか
返信が遅れたという事実だけで、合否が決まるとは限りません。気づいた時点で短くお詫びし、必要な回答を送ります。候補日がすでに過ぎている場合は、新しい候補日を伝えるか、再調整が可能かを尋ねます。
企業から返信が来たら、どこまで返し続けますか
企業から新しい質問や確かめたいことがなければ、用件が終わった時点で返信を終えてかまいません。「返信不要」と書かれている場合も、その指示に従います。お礼だけのメールを何度も送り続ける必要はありません。
まとめ｜返信で外さない3つの点
日程変更や辞退、返信が遅れたときの例文も、この記事に置いています。自分の状況に近いものを選び、企業名と日付を入れ替えてから、送る前にもう一度読んでみてください。
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