28卒就活生の中には、就職活動中におけるビジネスメールの書き方について、疑問に思っている方がいるのではないでしょうか。
「ビジネスメールはどのようなシーンで使うの？」
「ビジネスメールではどのような敬語を使えばいいの？」
このようなお悩みを持っている28卒就活生も多いはずです。
この記事では、就職活動におけるビジネスメールの重要性や、その書き方について解説します。
ビジネスメールの書き方を押さえておくことで、相手に失礼な態度を取らないように対策することができます。また、社会に出てからも必要になるため、今のうちに学んでおくと有利になるでしょう。
この記事を参考に、就職活動の一環としてビジネスメールの書き方を学んでみてください。
ビジネスメールの構成
ここからはビジネスメールの構成について解説します。それぞれのポイントを押さえておくことで、相手にとってわかりやすく、かつ失礼のないメールを作成することができます。
28卒就活生のみなさんも、就職活動に臨む前に一度確認してみてくださいね。
宛先
最初に確認すべきは「宛先」です。相手のメールアドレスを入力するときは、表記を間違えないようにしましょう。
手動で入力するよりも、コピー＆ペーストをする方が安全です。特に重要なメールの場合は、送信前に再度確認することをオススメします。
件名
件名は、メールの内容を一目で理解してもらうために重要な部分です。件名に自分の名前を含めると、相手にとっては誰からのメールなのかをすぐに把握できます。
（例）
【山田太郎】インターンシップの参加について
宛名
宛名の書き方も知っておくと有利です。基本的には、「会社名＋部署（担当）名＋相手の名前」の順に記載します。もし相手の名前がわからない場合は、「ご担当者様」と記載することで無難に対応することができます。
（例）
株式会社〇〇
採用担当 山田太郎様
本文
本文では、特に敬語の使い方や言葉遣いに注意が必要です。ビジネスメールでは、相手に対する敬意を示すために、丁寧な表現を使うことが求められます。また、簡潔でわかりやすい文章を心がけ、長文にならないように意識しましょう。
（例）
お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部の山田太郎と申します。
この度は、インターンシップ選考に合格のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社のインターンシップに参加させていただきたく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
最後に、メールの締めくくりとして署名を挿入します。署名には、自分の名前や連絡先などの基本情報を記載します。署名はテンプレート化しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。
（例）
――――――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――
ビジネスメールにおけるポイント
28卒就活生のみなさんは、企業とメールでやり取りすることが多いと思います。その際の内容やマナーによって、相手に良い印象・悪い印象を与えることがあります。
なるべく良い印象を与えられるように、ビジネスメールを送るときに気を付けるべきポイントを解説します。
文章は適度に改行する
ビジネスメールは、読みやすさが非常に重要です。長い文章が続くと、相手に負担をかけることになりかねません。適度に改行を入れ、段落ごとに内容を整理することで、読みやすく、理解しやすいメールを作成しましょう。
例えば、1つの段落は1〜3行程度にまとめると効果的です。
誤字や脱字に注意する
ビジネスメールにおける誤字や脱字は、印象を損なう原因となります。送信前に必ず内容を見直し、誤字や脱字がないか確認することが大切です。
また、自動校正ツールなどを活用することも良い手段ですが、最終的には自分の目で確認することをオススメします。
24時間以内に返信する
就職活動中は、企業からのメールにできるだけ早く返信することが大切です。返信が遅れると、相手に不安を与える可能性があります。
基本的には、メールを受け取ってから24時間以内に返信することを心がけましょう。
返信する時間帯に注意する
メールを送信する時間帯も重要なポイントです。ビジネスメールは営業時間内に送信することが一般的で、特に午前9時から午後5時の間が適しています。
深夜や早朝のメールは、相手に対して失礼に当たることがあるため、注意が必要です。また、土日祝日を避け、平日に送信することもマナーのひとつです。
ビジネスメールの例文
28卒就活生のみなさんは、今までビジネスメールを作成する機会は少なかったと思います。以下では状況別に例文を載せているため、ぜひ参考にしてみてください。
日程調整をする場合
【山田太郎】面接の日程について
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
先日は面談の日程についてご連絡をいただき、ありがとうございます。
以下の日程での面接を希望いたしますが、いかがでしょうか。
・日程
① 〇月〇日（月）9:00～17:00
② 〇月〇日（火）9:00～17:00
③ 〇月〇日（水）9:00～17:00
もし上記の日程でご都合が合わない場合は、他の日程もご提案いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――
OBOG訪問のお願いをする場合
【山田太郎】OB訪問のご依頼
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
はじめまして。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
突然のご連絡、失礼いたします。
私は現在、就職活動中で、貴社に強い関心を持っております。
もしご都合がよろしければ、OB訪問をさせていただけますと幸いです。
ご多忙中、誠に恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――
OBOG訪問のお礼をする場合
【山田太郎】OB訪問のお礼
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
貴社でのご経験や業界の動向について直接お伺いでき、大変勉強になりました。
今後の就職活動において、今回のアドバイスを活かし、精一杯がんばりたいと思います。
改めまして、感謝申し上げます。
――――――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――
インターンシップの合格メールに返信する場合
【山田太郎】インターンシップの参加について
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
この度は、インターンシップ選考に合格のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社のインターンシップに参加させていただきたく存じます。
当日は何卒、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――
インターンシップの参加を辞退する場合
【山田太郎】インターンシップ参加辞退のご連絡
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
この度は、インターンシップの選考に合格のご連絡をいただき、ありがとうございました。
しかし、私の都合により、誠に勝手ながら今回のインターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。
貴社にご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
また、別の機会がございましたら、ぜひご縁をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
山田 太郎（やまだ たろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――
まとめ
今回は、28卒就活生のみなさんに向けて、ビジネスメールを作成するときのポイントについて解説しました。
ビジネスメールのポイントを押さえて、悪印象を与えないように気を付けてみてください。
今回の記事を参考に、就職活動をスムーズに進めていただければ幸いです。
就活メールでよくある質問
Q. 企業からのメールには何時間以内に返信すべきですか？
原則として24時間以内、できれば当日中の返信が理想です。早い返信は誠実な印象につながります。すぐに回答できない内容でも「確認のうえ改めてご連絡します」と一次返信を入れておくと安心です。
Q. 件名はどう書けばいいですか？
用件と氏名が一目で分かる件名にします。例：「インターンシップ応募の件／〇〇大学 山田太郎」。返信時は件名を変えず「Re:」を残すと、担当者がやり取りを追いやすくなります。
Q. 土日や深夜にメールを送ってもいいですか？
送信自体は問題ありませんが、相手が読むのは基本的に営業時間内です。深夜の送信が気になる場合は、予約送信機能を使って翌朝に届くよう設定すると丁寧な印象になります。
Q. 返信が来ないときはどうすればいいですか？
3〜4営業日待っても返信がない場合は、最初のメールに返信する形で丁寧に再送します。「先日お送りした件、ご確認いただけましたでしょうか」と一言添えれば、催促の印象を与えずに確認できます。
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