27卒就活生の中には、就職活動中におけるビジネスメールの書き方について、疑問に思っている方がいるのではないでしょうか。

「ビジネスメールはどのようなシーンで使うの？」
「ビジネスメールではどのような敬語を使えばいいの？」

このようなお悩みを持っている27卒就活生も多いはずです。
この記事では、就職活動におけるビジネスメールの重要性や、その書き方について解説します。

ビジネスメールの書き方を押さえておくことで、相手に失礼な態度を取らないように対策することができます。また、社会に出てからも必要になるため、今のうちに学んでおくと有利になるでしょう。

この記事を参考に、就職活動の一環としてビジネスメールの書き方を学んでみてください。

ビジネスメールの構成

ここからはビジネスメールの構成について解説します。それぞれのポイントを押さえておくことで、相手にとってわかりやすく、かつ失礼のないメールを作成することができます。

27卒就活生のみなさんも、就職活動に臨む前に一度確認してみてくださいね。

宛先

最初に確認すべきは「宛先」です。相手のメールアドレスを入力するときは、表記を間違えないようにしましょう。
メールアドレスを入力するときは、手動で入力するよりも、コピー＆ペーストをする方が安全です。特に重要なメールの場合は、送信前に再度確認することをオススメします。

件名

件名は、メールの内容を一目で理解してもらうために重要な部分です。件名に自分の名前を含めると、相手にとっては誰からのメールなのかをすぐに把握できます。

（例）
【山田太郎】インターンシップの参加について

宛名

宛名の書き方も知っておくと有利です。基本的には、「会社名＋部署（担当）名＋相手の名前」の順に記載します。もし相手の名前がわからない場合は、「ご担当者様」と記載することで無難に対応することができます。

（例）
株式会社〇〇
採用担当山田太郎様

本文

本文では、特に敬語の使い方や言葉遣いに注意が必要です。ビジネスメールでは、相手に対する敬意を示すために、丁寧な表現を使うことが求められます。また、簡潔でわかりやすい文章を心がけ、長文にならないように意識しましょう。

（例）
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

この度は、インターンシップ選考に合格のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社のインターンシップに参加させていただきたく存じます。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

最後に、メールの締めくくりとして署名を挿入します。署名には、自分の名前や連絡先などの基本情報を記載します。署名はテンプレート化しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。

（例）
――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
山田太郎（やまだたろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――

ビジネスメールにおけるポイント

27卒就活生のみなさんは、企業とメールでやり取りすることが多いと思います。その際の内容やマナーによって、相手に良い印象・悪い印象を与えることがあります。

なるべく良い印象を与えられるようにするために、ビジネスメールを送るときに気を付けるべきポイントを解説します。

文章は適度に改行する

ビジネスメールは、読みやすさが非常に重要です。長い文章が続くと、相手に負担をかけることになりかねません。適度に改行を入れ、段落ごとに内容を整理することで、読みやすく、理解しやすいメールを作成しましょう。

例えば、1つの段落は1〜3行程度にまとめると効果的です。

誤字や脱字に注意する

ビジネスメールにおける誤字や脱字は、印象を損なう原因となります。送信前に必ず内容を見直し、誤字や脱字がないか確認することが大切です。

また、自動校正ツールなどを活用することも良い手段ですが、最終的には自分の目で確認することをオススメします。

24時間以内に返信する

就職活動中は、企業からのメールにできるだけ早く返信することが大切です。返信が遅れると、相手に不安を与える可能性があります。

基本的には、メールを受け取ってから24時間以内に返信することを心がけましょう。

返信する時間帯に注意する

メールを送信する時間帯も重要なポイントです。ビジネスメールは営業時間内に送信することが一般的で、特に午前9時から午後5時の間が適しています。

深夜や早朝のメールは、相手に対して失礼に当たることがあるため、注意が必要です。また、土日祝日を避け、平日に送信することもマナーのひとつです。

ビジネスメールの例文

27卒就活生のみなさんは、今までビジネスメールを作成する機会は少なかったと思います。以下では状況別に例文を載せているため、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整をする場合

【山田太郎】面接の日程について
〇〇株式会社
採用担当〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

先日は面談の日程についてご連絡をいただき、ありがとうございます。
以下の日程での面接を希望いたしますが、いかがでしょうか。

・日程
① 〇月〇日（月）9:00～17:00
② 〇月〇日（火）9:00～17:00
③ 〇月〇日（水）9:00～17:00

もし上記の日程でご都合が合わない場合は、他の日程もご提案いただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
山田太郎（やまだたろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――

OBOG訪問のお願いをする場合

【山田太郎】OB訪問のご依頼
〇〇株式会社
採用担当〇〇様

はじめまして。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

突然のご連絡、失礼いたします。

私は現在、就職活動中で、貴社に強い関心を持っております。
もしご都合がよろしければ、OB訪問をさせていただけますと幸いです。

ご多忙中、誠に恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
山田太郎（やまだたろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――

OBOG訪問のお礼をする場合

【山田太郎】OB訪問のお礼

〇〇株式会社
採用担当〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
貴社でのご経験や業界の動向について直接お伺いでき、大変勉強になりました。

今後の就職活動において、今回のアドバイスを活かし、精一杯がんばりたいと思います。
改めまして、感謝申し上げます。

――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
山田太郎（やまだたろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――

インターンシップの合格メールに返信する場合

【山田太郎】インターンシップの参加について

〇〇株式会社
採用担当〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

この度は、インターンシップ選考に合格のご連絡をいただき、誠にありがとうございます
ぜひ、貴社のインターンシップに参加させていただきたく存じます。

当日は何卒、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
山田太郎（やまだたろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
――――――――――――――――――――

インターンシップの参加を辞退する場合

【山田太郎】インターンシップ参加辞退のご連絡

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

この度は、インターンシップの選考に合格のご連絡をいただき、ありがとうございました。

しかし、私の都合により、誠に勝手ながら今回のインターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。

貴社にご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
また、別の機会がございましたら、ぜひご縁をいただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
山田太郎（やまだたろう）
電話：□□□-□□□□-□□□□
メールアドレス：taro.yamada@gmail.com
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まとめ

今回は、27卒就活生のみなさんに向けて、ビジネスメールを作成するときのポイントについて解説しました。
ビジネスメールのポイントを押さえることで、悪印象を与えないように気を付けてみてください。
今回の記事を参考に、就職活動をスムーズに進めていただければ幸いです。